必赢56net会员平台SCI杂志投稿常见信件模板-Reminder letter

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原标题:Cell Press:正确的cover letter是这样的!

年关将至,辛苦一年实验之后是不是准备投稿杂志了呢,可是说起投稿来又有很多很多的烦心事,要合理合适的说服editor和reviewers认可自己的文章少不了一番争辩。糖儿最近也再投稿,所以和大家交流下投稿信件那些事。

接上期,假设我们把自己的manuscript连同cover
letter都投稿到某个期刊之后石沉大海了怎么办,我们该不该写信去催稿以及如何写呢?

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常见信件分为以下部分

要回答这个问题,我们应当先了解期刊审稿的大致过程。在一个peer-reviewed
journal的审稿过程中,关键人物有三类:作者、期刊编辑和评审人(reviewer)。作者把稿件投递到期刊,第一站到达的是期刊编辑。期刊编辑一般拥有博士学位、具有一定的科学素养。对于一篇稿件,编辑通过阅读cover
letter和稿件本身,能够对文章的大致水平有一个了解。如果一篇稿件的质量太差,或者和本期刊的刊登内容范围相去甚远,编辑有所谓desk
rejection的权力。也就是说,经过编辑本人的判断,认为此篇文章不适合发表,直接拒掉。这是属于比较悲催的情况。这种情况下,期刊编辑会直接写信回复作者,通知结果。所以,不存在无限等待的问题。

俗话说,投稿就像撩妹。追姑娘的时候,怎样能在登场的时候就给对方留下一个美好的第一印象,争取让对方一见倾心呢?标题和摘要是文章的脸和衣装,既吸引编辑,又吸引所有读者,但一封动人的cover
letter就是你悄悄递上去的情书,只给编辑。它的独特地位不言自明。

投稿信(cover letter)

催稿信(reminder letter)

回复信(response/reply letter)

申诉信(appeal letter)

延时修回申请信(request for extension of the deadline)

作者顺序更改信(author change request letter)

费用减免申请信(concession request letter)

撤稿申请信(withdrawal request letter)

给作者全文索取信(reprint request letter to author)

我们大家比较经常经历的是下面第二种情形。期刊编辑阅读稿件之后,认为可以送给reviewer(评审人)评审,然后通过评审人的意见,再决定是否拒稿、通知作者改稿、或直接采纳稿件。
请注意,评审人的意见在决定一篇稿件是否最终被采纳的问题上才是最最重要的,除了desk
rejection,期刊编辑的所有决定都取决于评审人的评审意见。期刊编辑通过稿件的内容,把稿件发给自己觉得合适的相同行业的专家(即评审人),比如各个大学或者研究机构的教授、医院的医生。这些人一般亲自评审稿件,有时也存在导师指导其研究生一起审阅的情况。但是做为评审人,审稿这项工作完完全全是义务的、免费的!他(她)不会收到来自任何一方的任何报酬。但是,也正因为评审稿件是义务劳动,如果一个reviewer本人正忙于自己的实验,或者焦头烂额地写自己的文章、提交项目申请,评审稿件这个工作自然而然成为了一种low
priority,要等着慢慢排队。当然,做为评审人,有权利拒绝参与评审。但是,象上面所说的,任何科研工作者都是这个“评审链”中的一员。如果一个人总是在被要求奉献的时候“掉链子”,对他/她本人的长期影响也断然不好。在这样的大背景之下,一个比较常见的现象就出现了,一个字:拖!也就是说,期刊编辑早早地把稿件发给几位评审人,但是有一位或者多位评审人既不给个痛快话儿说这稿我不审,又迟迟不予回复评审意见(尽管期刊对审稿时间有个要求)。因为太忙,只有拖!做为期刊编辑,事务繁忙,需要不断的处理新稿件,很有可能没有精力时时刻刻紧盯着这种已经送出但是还没有评审人回复的情况。于是,在作者那一方,就成了杳无音讯。

什么样的情书才能撩到妹子,当然还是听听妹子想被怎么撩比较有参考意义。Cell
Press旗下期刊的编辑们谈了谈他们内心深处的小秘密——cover
letter要这样写才有魅力哦~(至少用来撩Cell Press的期刊是不错的)

其中投稿信(CoverLetter)应该简述所投稿件的核心内容、主要发现和意义,拟投期刊,对稿件处理有无特殊要求等(如“not
to review”
list)。另外,请附上主要作者的姓名、通讯地址、电话、传真和e-mail地址。此外有的杂志要求推荐几位审稿人及其联系方式。

所以如果稿件投递出去,超过了期刊承诺的turn around
time(稿件处理周转时间),作者可以写催稿信(Reminder
letter),咨询一下目前稿件处理是在什么阶段了呢?期刊编辑接到这样一封信,会想起哦是有这么一回事,就会再去催评审人。如果评审人隔段时间仍然不予回复,期刊编辑也可能考虑换一个评审人。

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各个杂志对于cover letter的具体要求是不一样的,在杂志的guide for
authors一般会有要求。如果没有具体的要求,大家可按照通用要求处理。

下面附一个reminder letter的模板:

编辑们想看啥

这里给大家分享一个我觉得很好的模板

必赢56net会员平台 ,Dear Dr. or Prof. XXXX (family name of the Editor or Editor-in-Chief
who issued the decision letter),

Re: Ms# XXXX (number of the manuscript if any) – XXXX (title of the
article)

The abovementioned manuscript has been submitted (or re-submitted) for
over X (3 for submission, 2 for re-submission) months, but I have not
heard of any decision from the journal.

I will be most grateful if you could let me know the current status of
the manuscript.

Please also advise if you need any additional information for the
manuscript.

Thank very much for your consideration, and look forward to hearing
from you soon.

With kind regards,

Yours sincerely,

XXXX (name of the corresponding author)

XXX (title of the corresponding author)

Corresponding author

1.
直奔重点。
编辑们很忙的,就喜欢看简洁明了的letter,直接上干货。介绍一下本领域目前已有的知识,以及作者想要发表该文的动机(研究目的)。紧接着就是概念进展、时间线、创新点、Discussion的主题,关键结论。本研究的亮点在哪?它的重要性,以及将会把大家引导到何处(前景)?本研究成果是本刊的大多数读者都感兴趣的吗?它跟本刊的接收范围匹配吗?说白了,编辑们要考虑,你的文章能不能给本刊拉高IF。但要写得简洁,不要在一封小小的letter上再搞个长篇大论,一般来说,1页就够了。

Editorial Office,

2.
不要刷摘要。
如果直接把摘要复制粘贴过来也是醉醉哒~哪怕只是贴其中的一两句话也不好。最好把关键点综合陈述一下,来个summary,就像周一早上上班在电梯遇见同事,就在乘电梯的这段时间里把你周末约会的故事跟他一下子炫完,出电梯就别八卦了。不过,对summary还要来一点点探险式的发展,说一句超越明显结论的话。本成果将如何推动相关领域的进步?它是否能产生深远的影响?

XXXXXXX (Address of the Editorial Office)

3.
准确定位。
要投给原始研究类期刊还是综述类期刊(比如Cell
Press的Trends系列)?它们的写法是有所区别的。虽然对二者来说,时间线和创新性都要说明,但对原始研究的文章,更要特别阐述相对于原有的知识,本研究的进步在哪里,强调假设或理念的创新;而对于现状综述类,更注重说明最近1~5年内的综合进展和概念性进展,同时也可对未来的发展提出设想。

                                                                       
        October 21, 2010 (for an American journal)

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                                                                    21
October 2010 (for a British or European Journal)

4.
做好准备工作。
先把想要投的那家期刊熟悉起来——通彻浏览它家网站,尤其在author
guidelines部分和期刊接收范围方面下足工夫。有些期刊对cover
letter应该说些什么,会有明确而独特的要求,注意看。不管你想多说点啥,首先要包含对方要求的内容。

Dear Editor,

5.
提供一个推荐审稿人名单。
推荐审稿人的相关信息(包括他们的研究领域)一并列出来是极好的,因为这可以给编辑省下好多精力。相反,不要列个长长的排除审稿人名单,最多3人。(注意,Cell
Press收到的cover
letters都是完全保密的,正是因为会在排除审稿人这段谈到竞争关系。换言之,你可以放心地谈。)

We would like to submit an original (or a review) article entitled “XXXX
(title of the article) for consideration for publication in XXXX (name
of the journal).

6.
兼逊是美德。
语言风格还是真诚的好,不要夸夸其谈,没来由的优越感是会被枪毙掉的。此外,你说本成果已在N个会议上展示过,并被本领域的学者“极大程度地”认可吧啦吧啦,也不会给letter增色多少,感觉言下之意像是“编辑叔叔阿姨我好腻害快夸我快夸我~”,所以有这样的成绩可以提一下,但就事论事就好了。想想看,编辑看完cover
letter就要看正文了,要是情书写得太夸张太溢美,就像看了一张美丽动人的照片心动无比,约出来见面才教你见识PS之神功无敌。与其自己一手酿成落差,不如好好营造完美匹配的舒适感。

(You may use one paragraph to summarize the significance or merits of
the present study here.)

7.
嗨起来!
作者对自己的研究成果感到兴奋,无疑也能感染正在读信的编辑。如果你能在严谨简洁的表述之余,制造一种“你一定会爱上我这篇文章的!”的气氛,那是很好的加分项。怎么跟上一条平衡,拿捏好分寸呢,这是考验语文功底的时刻(没错,当你不把英语当外语的时候,它就成了“语文”),加油吧!

This article has not been published elsewhere in whole or in part. All
authors have read and approved the content, and agree to submit for
consideration for publication in the journal. There are no any
ethical/legal conflicts involved in the article.

8.
自己检查一下拼写、语法。
一封好的letter应该章显出作者的严肃认真,注重细节。既然是追姑娘,就要拿出写情书的态度来~如果手写年代搞不好还要求字迹工整笔画优美啥的。还有,说plain
English就好,不要故作高深整太多黑话,每个缩写第一次出现时都要给出全称。

This manuscript has been edited and proofread by Medjaden Bioscience
Limited.

9.
避免低级错误。
比如把letter投错给另一家期刊的编辑,或干脆连稿子都一起走错片场。这暗示着,你可能已经把稿子投给别家并被拒;或者本刊只是你的备胎,你走来走去所以才会走错片场。不要以为这么傻的错误谁会犯啊,编辑们可是总会被这类问题惊吓到的,它出现的频率超出了编辑们的预想。还有,千万要认清楚编辑啊,有时候给男编辑写信写成“Dear
Madam”、给女编辑写信又称呼“Dear
Sir”,也是极其尴尬。虽然,如果你的研究成果和文章都很棒的话,这些问题也可以不计较,但是毕竟……毕竟我就是不爽啊!如果实在分不清、记不住,那干脆就写“Dear
editor”吧。

Your consideration for this manuscript is highly appreciated.

10.
必要的程序。
开头要点明稿子的标题和你要投的期刊名称(e.g. I am writing
to submit our manu entitled, “文章标题”, for consideration for
publication in
期刊名称.);一句话声明本文为原创,未投到其他期刊,以及本文所有作者都认可并同意将该文投到本刊发表;(e.g. This manu describes original work and is
not under consideration by any other journal. All authors approved the
manu and this submission.);不要忘了最后的客套话(e.g. Thank you for
receiving our manu and considering it for review. We appreciate your
time and look forward to your response. Kind regards.)。返回搜狐,查看更多

Looking forward to hearing from you soon.

责任编辑:

With kind regards,

Yours sincerely,

XXXX (name of the corresponding author)

XXX (title of the corresponding author)

Corresponding author

E-mail:

cover letter的写法大致如此啦,一般写cover
letter的时候遵循模板就行,不会出太大的问题,后面返修的回信也就是response
letter会显得更加重要些。

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